Question d’entrepreneur n°5 posée à 4h18
La question de l’organisation si elle semble logique et impérative est souvent délaissée au profit d’une gestion en flux tendu du type « je fais en premier ce qui arrive »… en premier. D’où les fréquents cas de noyades.
Il est facile de se dire que l’on va s’organiser. La mise en œuvre est une gymnastique plus complexe, demandant au départ un véritable effort avant de devenir une habitude.
Si les outils ne manquent pas, ils peuvent, dans certains cas, s’avérer contre-productifs. Il est possible d’utiliser les désormais célèbres GTD, censés vous aider dans la gestion des priorités de vos tâches. Cependant, si vous ne faites pas l’effort de suivre les priorités que vous avez vous même fixées, vous risquez fort de vous voir mal embarqué.
Au cas par cas
Une des première choses à retenir, c’est que ce qui est bon pour votre voisin ne le sera pas forcément pour vous. Rien ne vous empêche de vous en inspirer, ou même de tenter de reproduire le schéma. Mais il vous faut trouver un équilibre entre votre façon de travailler, celle dans laquelle vous êtes le plus efficace et à votre aise, et les contraintes liées à vos contrats clients.
Le but de l’organisation n’est pas de vous emprisonner, mais bien de vous aider à réaliser ce qui doit l’être, et si possible dans les délais impartis. J’en parle d’autant mieux que j’ai souvent comparé l’organisation à une contrainte ne me laissant que peu de place pour la créativité. J’ai besoin de cette dernière pour me sentir totalement à l’aise dans mon travail.
Dans mon cas, j’ai écumé à peu près tous les GTD présents sur l’app store. Les gratuits, les payants, pour une conclusion d’abord peu flatteuse à mon égard.
Evernote, mon couteau suisse
En désespoir de cause, je me suis mis à tester Evernote. Un outil gratuit de prise de notes. Finalement, avec le temps, je ne m’en passe plus ! A la fois disponible sur PC, MAC, Ipad, et Smartphone, j’ai toujours accès à mes notes, et je peux en ajouter selon mes besoins.
Evernote s’avère être une application très pratique, puisque je peux ajouter des PDF (j’ai donc accès en permanence aux cahiers des charges de mes clients), et je peux également partager certains carnets avec d’autres personnes. Utile pour les travaux collaboratifs.
Gestion quotidienne
Aujourd’hui, l’une des premières choses que je fais est d’ouvrir Evernote et de parcourir les actions à mener. J’aurais pu le faire avec un logiciel de GTD, mais les clients ont souvent tendances à modifier les priorités. Après avoir passer des heures à modifier l’ordre des tâches, je préfère tout mettre sur un même niveau. J’ai ainsi un vision plus globale de mes projets.
Techniquement, les priorités se définissent d’elles mêmes, par exemple, un client ne peut remplir un catalogue avant que j’ai pu mettre en place la fiche à renseigner.
Le fait d’avoir accès en permanence à l’ensemble des cahiers des charges m’évite également de perdre du temps à chercher ici où là la dernière version. Sachant que je peux alimenter mon Evernote par mail, les modification arrive très vite là où j’en ai besoin.
Cette gestion, si elle s’avère utile dans mon cas, ne peut s’appliquer telle quelle à tout le monde. J’utilise Evernote d’une certaine façon, à vous de trouver celle qui vous conviendrait le mieux.
Notez enfin qu’Evernote est également disponible au travers d’une interface web bien étudiée.
Réponse proposée par Stéphane Briot, retrouvez-le ici sur son site pour tout savoir sur le blogging avec Word Press.